Extern printen via internet: 7 krachtige methoden

Inleiding tot extern printen

Extern printen via internet is geen futuristisch concept meer; het is een praktisch en alledaags hulpmiddel voor bedrijven, freelancers en tech-savvy gebruikers. Kort gezegd stelt extern printen u in staat om via internet vanaf het ene apparaat op afstand te printen naar een printer die zich ergens ter wereld bevindt, ongeacht fysieke afstand. Deze functionaliteit is cruciaal in het huidige tijdperk van extern werken, hybride kantoren en wereldwijde samenwerking.

Of u nu een klein thuiskantoor runt of een multinational beheert, extern printen biedt flexibiliteit en efficiëntie. Van het direct afdrukken van facturen in een verre vestiging tot het veilig delen van vertrouwelijke documenten met teamleden, extern printen verandert de manier waarop werk wordt gedaan.

Door de technologieën achter extern printen te begrijpen en de juiste methoden toe te passen, kunt u uw workflow aanzienlijk verbeteren, kosten verlagen en de gegevensbeveiliging waarborgen.

Hoe extern printen werkt

Extern printen overbrugt in wezen de kloof tussen uw apparaat en een printer via het internet. Hier is een vereenvoudigd overzicht van hoe u effectief via internet kunt printen:

Hier is een vereenvoudigd overzicht:

Stap 1. Documentgeneratie: U maakt een document aan of opent dit op uw apparaat (pc, laptop of smartphone).

Stap 2. Verzending: Het document wordt via internet verzonden met behulp van specifieke protocollen of cloudgebaseerde platforms.

Stap 3. Ontvangst: De printer ontvangt het document via zijn netwerk- of cloudservice.

Stap 4. Afdrukken: Het document wordt afgedrukt alsof het lokaal is verzonden.

Soorten technologieën voor extern printen

• Cloud-printen: Maakt gebruik van cloudservices om printopdrachten naar printers te sturen. Populair voor kantoren op meerdere locaties.
• VPN-printen: Virtuele particuliere netwerken (VPN's) maken veilig printen via particuliere netwerken mogelijk.
• Direct IP-printen: Uw apparaat communicatueert rechtstreeks met de printer via een IP-adres.
• Softwareoplossingen van derden: Apps zoals AnyDesk of PrintNode bieden geavanceerde besturing en tracering.

Vereiste hardware en software

Om extern printen in te stellen, hebt u over het algemeen het volgende nodig:

• Printer: Moet netwerk- of cloudverbinding ondersteunen.
• Apparaat: pc, Mac of smartphone met internettoegang.
• Software/App: Printerspecifieke apps, software voor extern bureaublad of clouddiensten van derden.
• Netwerk: Stabiele internetverbinding met de juiste firewall- en beveiligingsconfiguratie.

Voordelen van extern printen via internet

Het gebruik van methoden voor extern printen via internet maakt het fysiek overzetten van bestanden naar een printer overbodig. Bedrijven kunnen nu op afstand via internet printen, wat tijd bespaart en de workflow verbetert.

Productiviteits- en efficiëntiewinsten

Extern printen maakt het fysiek overzetten van bestanden naar een printer overbodig. Voor bedrijven met meerdere locaties betekent dit een snellere afhandeling, minder knelpunten en soepelere operaties. Stel je voor dat je printopdrachten rechtstreeks vanaf je thuiswerkplek naar de kantoorprinter op duizenden kilometers afstand stuurt: naadloos, toch?

Kosten- en hulpbronoptimalisatie

Extern printen kan organisaties helpen besparen op hardwarekosten door gedeelde printers in te schakelen in plaats van meerdere apparaten. Bovendien verlagen cloudgebaseerde oplossingen vaak de onderhouds- en operationele kosten.

Beveiligingsoverwegingen

Hoewel handig, brengt het verzenden van gevoelige documenten via internet risico's met zich mee. Moderne oplossingen voor extern printen bevatten versleuteling, authenticatie en veilige netwerken om ervoor te zorgen dat je gegevens beschermd blijven.

7 methoden voor extern printen via internet

Methode 1: Google Cloud Print-alternatieven gebruiken

Google Cloud Print was ooit de standaard voor cloudgebaseerd extern printen, maar werd in 2020 stopgezet. Gelukkig zijn er alternatieven:

• PaperCut Mobility Print: Ondersteunt Windows, Mac, iOS en Android.
• PrinterLogic: Gecentraliseerd printerbeheer voor ondernemingen.
• Installatie: Installeer de software op je apparaat, verbind je printer met de clouddienst en begin op afstand documenten te verzenden.

Deze alternatieven bieden gebruiksgemak, veilige verbindingen en platformonafhankelijke compatibiliteit.

Methode 2: VPN-gebaseerd extern printen

Virtuele particuliere netwerken (VPN's) creëren een beveiligde tunnel tussen je apparaat en de externe printer. Deze methode is ideaal voor:

• Printen binnen bedrijfsnetwerken.
• Het waarborgen van de versleutelde verzending van gevoelige documenten.
• Het gebruiken van in het netwerk gedeelde printers alsof je je fysiek op het lokale netwerk bevindt.

Installatiestappen:

Stap 1. Installeer een VPN-client op je apparaat.

Stap 2. Maak verbinding met je kantoornetwerk.

Stap 3. Toegang tot gedeelde printers en beveiligd afdrukken verzenden.

Methode 3: Printerspecifieke cloudservices

Veel printerfabrikanten bieden hun eigen cloudprintoplossingen aan:

• HP ePrint: Afdrukken vanaf e-mail naar HP-printers.
• Epson Connect: Extern afdrukken via Epson-cloudapps.
• Canon PRINT: Direct vanuit de cloud afdrukken vanaf mobiele apparaten.

Deze services zijn doorgaans eenvoudig te configureren en integreren goed met mobiele apparaten, wat zorgt voor een intuïtieve gebruikerservaring.

Methode 4: Oplossingen voor extern bureaublad-afdrukken

Software voor extern bureaublad zoals TeamViewer, AnyDesk en Chrome Remote Desktop biedt volledige toegang tot uw kantoorcomputer en de daarop aangesloten printers. Voordelen zijn onder andere:

• Volledige controle over afdrukinstellingen.
• Toegang tot lokaal geïnstalleerde toepassingen.
• Veilige, versleutelde verbindingen.

Methode 5: Apps voor extern afdrukken van derden

Gespecialiseerde apps zoals PrintNode en PaperCut maken het volgende mogelijk:

• Gecentraliseerd printerbeheer.
• Gedetailleerde rapportages over afdruktaken.
• Geavanceerde functies zoals voorwaardelijk afdrukken en workflowautomatisering.

Deze zijn perfect voor bedrijven die schaalbaarheid en bewakingsmogelijkheden nodig hebben.

Methode 6: E-mail-naar-afdruk-services

Met e-mail-naar-afdruk-services kunt u een document via e-mail verzenden naar het unieke e-mailadres van uw printer. Deze methode is eenvoudig en werkt op verschillende apparaten, maar vereist:

• Een printer met ondersteuning voor e-mail-naar-afdruk.
• Beveiligingsmaatregelen zoals het op een witte lijst zetten van vertrouwde e-mailadressen.

Methode 7: Gedeelde netwerkprinters met dynamische DNS

Met dynamische DNS (DDNS) hebt u op afstand toegang tot uw thuis- of kantoorprinter, zelfs bij een wisselend IP-adres:

Stap 1. Stel DDNS in op uw router.

Stap 2. Deel de printer via het netwerk.

Stap 3. Maak op afstand verbinding via het DDNS-adres.

Ideaal voor thuiskantoren of kleine bedrijven met beperkte abonnementen op cloudservices.

Vergelijking van methoden voor extern afdrukken

Alternatieve tool voor extern werken: AnyViewer

Hoewel AnyViewer momenteel geen ondersteuning biedt voor extern printen, blinkt het uit als een veilige en betrouwbare oplossing voor externe toegang. Met AnyViewer kun je:

• Benader uw computer vanaf elke locatie ter wereld, zodat u bestanden kunt beheren, toepassingen kunt uitvoeren en technische ondersteuning kunt bieden.
• Zorg voor beveiliging en privacy, aangezien alle verbindingen end-to-end zijn versleuteld.
• Verhoog de productiviteit, waardoor teams aan projecten kunnen samenwerken zonder fysiek aanwezig te zijn.

Beschouw AnyViewer als een perfecte aanvulling op workflows voor extern printen: zelfs als uw printtaken een andere methode vereisen (zoals een VPN of cloudprinten), stelt AnyViewer u in staat om het apparaat op afstand te besturen, documenten voor te bereiden en printopdrachten in real-time te bewaken.

Door AnyViewer te integreren met uw gekozen oplossing voor extern printen, geniet u van een naadloos workflowbeheer, grotere flexibiliteit en sterkere beveiliging voor al uw externe activiteiten.

Conclusie

Extern printen via internet is geen optie meer; het is een noodzaak voor moderne workflows. Door de juiste methode te kiezen – of dit nu cloudgebaseerd, via VPN of via software van derden is – kunt u de productiviteit verhogen, kosten verlagen en de beveiliging waarborgen. Van eenvoudige e-mail-naar-print-instellingen tot geavanceerde oplossingen voor extern bureaublad, elke methode biedt unieke voordelen die zijn afgestemd op verschillende behoeften. Naarmate de technologie zich ontwikkelt, zorgt het up-to-date blijven met trends en best practices op het gebied van beveiliging voor een naadloze en veilige printervaring.

Veelgestelde vragen (FAQ's)

1. Kan ik op afstand printen zonder cloudservices?

Ja, met behulp van VPN- of extern bureaubladoplossingen hebt u toegang tot uw printer zonder afhankelijk te zijn van de cloud.

2. Zijn methoden voor extern printen veilig?

Wanneer correct geconfigureerd met encryptie en sterke wachtwoorden, kan extern printen zeer veilig zijn.

3. Wat is de eenvoudigste methode voor beginners?

E-mail-naar-print en printerspecifieke cloudservices zijn het meest gebruiksvriendelijk voor niet-technische gebruikers.

4. Kan ik printen vanaf mijn smartphone?

Absoluut. De meeste cloudservices en printerapps ondersteunen mobiel printen vanaf iOS- en Android-apparaten.

5. Hoeveel kost extern printen?

Kosten variëren. Cloudservices en apps van derden kunnen abonnementskosten hebben, terwijl VPN en netwerkshares goedkope opties kunnen zijn.

6. Is extern printen geschikt voor grote organisaties?

Ja, vooral met beheertools van derden of VPN-oplossingen die schaalbaarheid en monitoring ondersteunen.