[Полное руководство] Как настроить удаленную печать

Введение

В современном быстро меняющемся мире подход к работе претерпел кардинальные изменения. Поскольку удаленная работа становится новой нормой, сотрудникам часто требуется доступ к ресурсам за пределами домашнего офиса. Одним из наиболее недооцененных, но жизненно важных инструментов является удаленная печать. Представьте, что вы работаете в кафе и вам нужно отправить документ на офисный принтер, чтобы его забрал коллега. Или, возможно, вы находитесь в поездке и хотите распечатать счета напрямую в штаб-квартире компании. Удаленная печать делает это возможным и обеспечивает бесперебойную работу независимо от вашего местонахождения.

В этом руководстве подробно описано всё, что нужно знать о настройке удаленной печати. Мы подробно рассмотрим определение этой технологии, различные методы, пошаговую настройку на различных устройствах, вопросы безопасности и будущие тенденции. Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, ИТ-специалистом или просто хотите удаленно подключить принтер в домашнем офисе, эта статья станет вашим исчерпывающим руководством.

Что такое удаленная печать

По своей сути удаленная печать представляет собой возможность отправки задания печати на принтер, который не подключен к вашему устройству физически. Вместо подключения USB-кабеля к ноутбуку вы можете отправлять документы по беспроводной сети через интернет, VPN или облачный сервис. Такая гибкость позволяет выполнять печать практически из любой точки мира.

К основным преимуществам удаленной печати относятся:

• Удобство: печать документов без необходимости находиться рядом с принтером.
• Совместная работа: члены команды, находящиеся в разных местах, могут использовать общие принтеры.
• Эффективность: экономия времени и оптимизация управления документами.

Тем не менее, без удаленной печати компании могут столкнуться с такими трудностями, как задержки при обработке документов, нехватка гибкости для удаленных сотрудников и излишняя зависимость от локальных накопителей. В современном бизнесе, где скорость и доступность имеют первостепенное значение, удаленная печать перестала быть просто удобством и превратилась в необходимость.

Почему важна удаленная печать

Удаленная работа стала массовым явлением, и миллионы сотрудников трудятся вне традиционных офисов. В таких условиях удаленная печать служит связующим звеном между цифровыми рабочими пространствами и потребностью в физических документах.

Вот почему это важно:

• Поддержка удаленных команд: сотрудники могут печатать напрямую на офисных принтерах даже во время работы из дома.
• Экономия средств: предприятия могут сократить потребность в использовании нескольких принтеров в разных филиалах за счет централизации печати.
• Улучшенная доступность: фрилансеры, гибридные сотрудники и специалисты в разъездах могут печатать документы без физического присутствия в офисе.

Представьте себе удаленную печать как цифровую «службу доставки». Вместо того чтобы отправлять файлы по электронной почте и просить кого-то другого их распечатать, вы можете отправить документ на печать напрямую на целевое устройство. Это не только экономит время, но и повышает безопасность конфиденциальных документов. В таких отраслях, как здравоохранение, юриспруденция и финансы, где своевременный доступ к документам имеет решающее значение, удаленная печать меняет правила игры.

Подготовка принтера к удаленной настройке

Прежде чем переходить к техническим настройкам, необходимо подготовить принтер. Вот контрольный список для начала работы:

Шаг 1. Проверка совместимости принтера

• Не все принтеры поддерживают удаленный доступ. Современные принтеры с поддержкой Wi-Fi лучше всего подходят для удаленной печати.
• Ищите такие функции, как AirPrint (для iOS), Google Cloud Print (устаревшая) или встроенная поддержка мобильной печати.

Шаг 2. Установка последних версий драйверов принтера

• Устаревшие драйверы могут вызывать ошибки печати.
• Всегда загружайте драйверы с официального сайта производителя.

Шаг 3. Подключение принтера к сети

• Для удаленного доступа ваш принтер должен быть подключен к стабильной сети Wi-Fi или Ethernet.
• Назначьте статический IP-адрес, чтобы избежать проблем с подключением.

Выполнив эти действия, вы гарантируете, что ваш принтер готов к плавной интеграции в любую систему. Это основы настройки принтера для удаленной печати, и их пропуск может привести к бесконечному устранению неполадок в будущем.

Как настроить удаленную печать [5 методов]

Удаленная печать с использованием облачных решений

Долгое время Google Cloud Print был основным решением для настройки удаленной печати. Он позволял пользователям печатать с любого устройства, подключенного к учетной записи Google, независимо от местонахождения принтера. Однако в декабре 2020 года компания Google официально прекратила поддержку этого сервиса, в результате чего многие компании и частные лица начали искать альтернативы.

Хорошая новость заключается в том, что для заполнения этого пробела появилось множество облачных решений для печати. Некоторые из наиболее популярных вариантов на сегодняшний день включают в себя:

• PaperCut Mobility Print: бесплатное решение с поддержкой Windows, Mac, iOS, Android и Chromebook. Оно просто в использовании и отлично интегрируется в корпоративную среду.
• PrinterLogic: решение корпоративного уровня, предлагающее централизованное управление, безопасность и поддержку для крупных организаций.
• ezeep: облачная платформа, которая упрощает печать без драйверов и отлично подходит для удаленных команд.

Основные функции служб облачной печати:

• Печать без драйверов: пользователям не нужно устанавливать драйверы принтеров на свои устройства.
• Кроссплатформенная поддержка: работа в ОС Windows, macOS, Linux, iOS и Android.
• Централизованное управление: ИТ-команды могут контролировать доступ к принтерам и отслеживать использование.
• Масштабируемость: облачные платформы могут легко расти вместе с вашим бизнесом.
• Безопасность: многие службы предлагают сквозное шифрование, аутентификацию и отслеживание заданий печати.

Как выбрать правильную службу:

• Для малого бизнеса могут подойти бесплатные или недорогие варианты, такие как PaperCut Mobility Print.
• Для предприятий PrinterLogic или UniPrint InfinityCloud предоставляют расширенные функции, такие как аудит печати и политики безопасности.
• Для команд, работающих преимущественно удаленно, ezeep Blue обеспечивает удобство работы без использования корпоративной VPN.

Пошаговая настройка с использованием PaperCut Mobility Print (в качестве примера):

Шаг 1. Установите Mobility Print на свой компьютер или сервер печати.

Шаг 2. Добавьте свои принтеры на платформу Mobility Print.

Шаг 3. Предоставьте пользователям доступ, отправив им ссылку для настройки.

Шаг 4. Пользователи устанавливают приложение Mobility Print на свое устройство.

Шаг 5. Теперь они могут выбрать общий принтер и выполнять печать удаленно.

Главное преимущество этих решений — их совместимость с различными устройствами. В отличие от традиционных методов на основе сети, службы облачной печати позволяют отправлять документы на печать с ноутбуков, планшетов и даже смартфонов, где бы вы ни находились. Для малого бизнеса или фрилансеров это может стать ключевым фактором, снижающим сложность работы при сохранении контроля над расходами.

Настройка удаленной печати в Windows

У пользователей Windows есть несколько вариантов настройки удаленной печати. Независимо от того, работаете ли вы с принтером домашнего офиса или управляете бизнес-сетью, корпорация Майкрософт предоставляет несколько встроенных инструментов для упрощения этого процесса.

Вариант 1. Общий доступ к принтеру

Шаг 1. Перейдите в раздел Панель управления > Устройства и принтеры.

Шаг 2. Щелкните правой кнопкой мыши по своему принтеру и выберите Свойства принтера.

Шаг 3. На вкладке Доступ включите параметр Общий доступ к данному принтеру.

Шаг 4. Другие устройства в той же сети теперь могут подключаться к этому принтеру.

Вариант 2: Печать через удаленный рабочий стол

Шаг 1. Если вы подключаетесь к другому ПК по протоколу удаленного рабочего стола (RDP), ваши локальные принтеры могут быть перенаправлены.

Шаг 2. При запуске сеанса RDP установите флажок «Принтеры» в разделе «Локальные устройства и ресурсы».

Шаг 3. Это гарантирует отображение вашего локального принтера на удаленном компьютере.

Вариант 3: Альтернативы облачной печати

• Поскольку Google Cloud Print больше не доступен, рекомендуется использовать сторонние решения, такие как PaperCut, PrinterLogic или ezeep.
• Они легко интегрируются с Windows и обеспечивают безопасную печать через интернет.

Для бизнеса надежным решением является сочетание VPN-доступа и общих принтеров Windows. Сотрудники подключаются к VPN и печатают так, будто они находятся в офисе, в то время как ИТ-администраторы сохраняют контроль над доступом к принтерам.

Настройка удаленной печати в MacOS

Устройства Apple известны своей безупречной экосистемой, и печать не является исключением. Настроить удаленную печать на Mac можно с помощью AirPrint, совместного использования принтеров или сторонних приложений. Если вам интересно, как настроить беспроводную печать на Mac, вот основные варианты:

Способ 1: AirPrint

• Многие современные принтеры поддерживают технологию Apple AirPrint.
• Подключите принтер к той же сети Wi-Fi, что и ваш Mac.
• На Mac перейдите в «Системные настройки» > «Принтеры и сканеры».
• Добавьте принтер с поддержкой AirPrint, и все готово для беспроводной печати.

Способ 2: Совместное использование принтера на Mac

Шаг 1. Откройте «Системные настройки» > «Общий доступ».

Шаг 2. Установите флажок «Общий принтер».

Шаг 3. Выберите принтер, которым хотите поделиться.

Шаг 4. Другие пользователи Mac в сети теперь могут печатать на вашем общем принтере.

Способ 3: Сторонние приложения

• Такие приложения, как Printopia или Presto, расширяют возможности печати, позволяя печатать с компьютеров Mac, iPhone и iPad на принтеры без поддержки AirPrint.
• Эти приложения также поддерживают печать через удаленные соединения, что делает их идеальными для гибридных рабочих сред.

MacOS делает удаленную печать особенно удобной для пользователей экосистемы Apple. Если ваша команда использует смесь Windows и Mac, рассмотрите решение для облачной печати, чтобы объединить рабочий процесс.

Удаленная печать с мобильных устройств

Сегодня люди работают со своих смартфонов и планшетов как никогда много. Независимо от того, просматриваете ли вы PDF-файл на iPhone или подписываете контракт на планшете Android, возможность печатать прямо с мобильного устройства может сэкономить время.

Для пользователей Android:

• Большинство устройств на базе Android имеют встроенную службу печати.
• Перейдите в Настройки > Подключенные устройства > Печать.
• Включите службу печати по умолчанию или установите специальные плагины службы печати (HP, Canon, Epson и др.).
• Добавьте свой принтер и выполняйте печать из любого приложения с функцией отправки/печати.

Для пользователей iOS (iPhone/iPad):

• Технология AirPrint предустановлена в iOS.
• Подключитесь к той же сети Wi-Fi, что и ваш принтер.
• Откройте документ или фото, нажмите кнопку «Поделиться» и выберите «Печать».
• Выберите принтер и завершите печать.

Сторонние приложения:

Такие приложения, как Mopria Print Service (Android) или PrintCentral Pro (iOS), предоставляют больше возможностей, включая удаленную печать через интернет.

Мобильная печать особенно полезна для выездных сотрудников, торговых представителей и путешественников, которым необходимо отправлять документы в офис. Всего несколькими касаниями они могут распечатывать договоры, квитанции или отчеты прямо со своего устройства.

Использование VPN для удаленной печати

Виртуальная частная сеть (VPN) — один из наиболее безопасных способов настройки удаленной печати. Она создает защищенный туннель между вашим устройством и офисной сетью, создавая впечатление, будто вы физически находитесь в офисе.

Шаги по настройке печати через VPN:

Шаг 1. Настройте VPN-сервер в вашей офисной сети.

Шаг 2. Подключите ваше устройство к VPN, используя свои учетные данные.

Шаг 3. После подключения ваше устройство получит доступ к офисным ресурсам, включая принтеры.

Шаг 4. Добавьте офисный принтер на ваш компьютер через его сетевой путь или IP-адрес.

Шаг 5. Отправляйте задания на печать безопасно через VPN.

Преимущества:

• Высокий уровень безопасности, так как все данные зашифрованы.
• Работа с существующими офисными принтерами без специального программного обеспечения.
• Подходит для организаций, которые уже используют VPN для удаленной работы.

Недостатки:

• Требуются навыки работы с ИТ для настройки.
• Скорость печати может снижаться в зависимости от производительности VPN.

Удаленная печать на основе VPN идеально подходит для предприятий, работающих с конфиденциальными данными, таких как юридические фирмы, больницы или финансовые учреждения. Она сочетает в себе удобство и высокий уровень безопасности, являясь одним из самых надежных методов.

Вопросы безопасности при удаленной печати

Удаленная печать невероятно удобна, однако она также может создавать угрозы безопасности при неправильном обращении. Конфиденциальные деловые документы, такие как договоры или финансовые отчеты, могут быть перехвачены при отправке через незащищенные сети.

Потенциальные риски:

• Перехват данных при передаче заданий печати.
• Несанкционированный доступ к общим принтерам.
• Забытые в лотках распечатки, раскрывающие конфиденциальные данные.
• Слабые пароли на панелях администрирования принтеров.

Как обеспечить безопасность удаленной печати:

• Используйте шифрование: убедитесь, что задания печати зашифрованы во время передачи.
• Аутентификация: требуйте от пользователей входа в систему перед печатью (с помощью PIN-кодов, ID-карт или мобильной аутентификации).
• Доступ через VPN: используйте VPN для безопасного подключения удаленных сотрудников к офисным принтерам.
• Безопасная печать с подтверждением: документы печатаются только тогда, когда пользователь находится непосредственно у принтера для их получения.
• Регулярные обновления прошивки: своевременно обновляйте принтеры для устранения уязвимостей.

Рекомендации для бизнеса:

• Внедрите программное обеспечение для управления печатью для мониторинга и контроля того, кто и что печатает.
• Обучите сотрудников правильному обращению с документами и повышению осведомленности о безопасности.
• Используйте ролевой контроль доступа, чтобы принтеры с конфиденциальными данными были доступны только уполномоченным сотрудникам.

В условиях роста киберугроз игнорирование безопасности удаленной печати может обойтись слишком дорого. Сочетая шифрование, аутентификацию и строгие политики доступа, компании могут пользоваться преимуществами удаленной печати без ущерба для безопасности.

Устранение распространенных неполадок при удаленной печати

Даже при самой лучшей настройке при удаленной печати иногда могут возникать проблемы. Знание способов их быстрого устранения гарантирует минимальные сбои в работе.

1. Ошибка «Принтер не найден»

• Проверьте, включен ли принтер и подключен ли он к сети.
• Убедитесь, что устройство находится в той же сети VPN или использует ту же службу облачной печати.
• Переустановите драйвер или приложение принтера.

2. Низкая скорость печати

• Большие задания печати могут передаваться дольше при отправке через интернет.
• Проверьте скорость сети и уменьшите размер файла (например, сожмите PDF-файлы).
• Обновите прошивку принтера для повышения эффективности.

3. Проблемы с подключением

• При использовании VPN убедитесь в стабильности соединения.
• Перезагрузите маршрутизатор и принтер.
• Назначьте принтеру статический IP-адрес во избежание конфликтов.

4. Задание печати застряло в очереди

• Отмените задание печати и перезапустите службу диспетчера печати.
• В Windows перейдите в Службы и перезапустите «Диспетчер печати» (Print Spooler).
• В macOS удалите и снова добавьте принтер.

5. Неподдерживаемые типы файлов

• Некоторые службы облачной печати поддерживают не все типы файлов.
• Преобразуйте файлы в PDF перед печатью, чтобы избежать проблем с совместимостью.

Устранение этих распространенных проблем поможет обеспечить плавную и надежную печать. ИТ-администраторам также следует вести журналы и использовать инструменты мониторинга, чтобы быстро выявлять повторяющиеся проблемы и устранять их упреждающим образом.

Добавление AnyViewer в руководство по удаленной печати

AnyViewer как решение для удаленного доступа

Хотя службы облачной печати и настройка VPN напрямую ориентированы на удаленную печать, существуют также инструменты удаленного рабочего стола, такие как AnyViewer, которые могут быть чрезвычайно полезны в смежных сценариях. AnyViewer разработан для обеспечения безопасного и бесперебойного подключения к удаленному рабочему столу, позволяя вам получить доступ к своему офисному или домашнему компьютеру из любой точки мира.

Как это работает с задачами печати

Хотя в настоящее время AnyViewer не поддерживает удаленную печать как встроенную функцию, он все равно может играть важную роль. Например, если вам нужно распечатать файл, хранящийся на вашем офисном ПК, вы можете использовать AnyViewer для удаленного входа в систему, открытия файла и отправки его на офисный принтер так, будто вы сидите перед этим компьютером. Таким образом, вы все равно добиваетесь результата удаленной печати, хотя процесс включает в себя управление вашим офисным устройством, а не прямую отправку заданий печати через Интернет.

Почему стоит выбрать AnyViewer?

• Простота использования: удобный интерфейс, подходящий как для новичков, так и для ИТ-администраторов.
• Кроссплатформенность: работа в средах Windows, iOS и Android.
• Безопасные соединения: сквозное шифрование гарантирует защиту ваших данных.
• Бесплатные и платные тарифные планы: гибкие варианты ценообразования, обеспечивающие доступность как для личного, так и для коммерческого использования.

Когда использовать AnyViewer для сценариев печати

• Если ваш принтер не поддерживает облачную печать.
• Если вы предпочитаете получать доступ к файлам напрямую на рабочем компьютере перед печатью.
• Если вам нужны более широкие возможности удаленного управления помимо печати (передача файлов, устранение неполадок, совместная работа).

Заключение

Удаленная печать изменила то, как частные лица и компании работают с документами. От облачных служб печати до настройки VPN и мобильных решений — существует множество способов безопасной и удобной печати из любой точки мира. Главное — выбрать подходящий метод в зависимости от ваших потребностей, обеспечить строгие меры безопасности и правильно подготовить принтер.

Следуя этому руководству, вы теперь знаете, как настроить удаленную печать, в том числе как подготовить принтер для удаленной печати и как настроить беспроводную печать на Mac. Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, ИТ-специалистом или удаленным сотрудником, эти решения помогут вам сэкономить время, деньги и нервы, сохранив при этом максимальную производительность.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли настроить удаленную печать без интернета?

Да, но только в пределах локальной сети или через прямые подключения. Для полноценного удаленного доступа из любой точки мира требуется подключение к интернету или VPN.

2. Безопасна ли облачная печать?

Да, если вы используете службы с шифрованием и аутентификацией. Выбирайте надежные платформы, такие как PaperCut, ezeep или PrinterLogic.

3. Нужен ли специальный принтер для удаленной печати?

Не всегда. Большинство современных принтеров с поддержкой Wi-Fi поддерживают удаленную печать, но для старых принтеров может потребоваться дополнительное программное обеспечение или настройка сети.

4. Могу ли я печатать со своего телефона на офисный принтер?

Да. С помощью приложений для облачной печати или VPN-подключений вы можете отправлять документы на печать напрямую с устройств под управлением iOS или Android на офисные принтеры.

5. Какое решение лучше всего подходит для малого бизнеса?

PaperCut Mobility Print — отличный бесплатный вариант. Для компаний, которым требуется больше возможностей контроля и масштабируемости, стоит рассмотреть такие службы, как ezeep или PrinterLogic.