[Complete Guide] Hoe u extern printen instelt

Inleiding

In de snelle wereld van vandaag is de manier waarop we werken ingrijpend veranderd. Nu extern werken de nieuwe norm wordt, hebben medewerkers vaak toegang nodig tot resources buitenshuis. Een van de meest over het hoofd geziene maar essentiële hulpmiddelen is extern printen. Stel je voor dat je vanuit een café werkt en een document naar je kantoorprinter moet sturen zodat je collega dit kan ophalen. Of misschien ben je op reis en wil je toch facturen rechtstreeks afdrukken op het hoofdkantoor van je bedrijf. Extern printen maakt dit mogelijk en zorgt voor een naadloze workflow, waar je ook bent.

Deze gids leidt je door alles wat je moet weten over het instellen van extern printen. Van het begrijpen wat het is, het verkennen van verschillende methoden, stapsgewijze installatie op diverse apparaten tot het aanpakken van beveiligingsvraagstukken en toekomstige trends, we behandelen het allemaal in detail. Of je nu een eigenaar van een klein bedrijf bent, een IT-professional, of gewoon iemand die probeert om een thuiskantoorprinter op afstand te verbinden, dit artikel dient als je complete gids.

Wat is extern printen

In de kern verwijst extern printen naar de mogelijkheid om een printopdracht te verzenden naar een printer die niet fysiek met je apparaat is verbonden. In plaats van een USB-kabel in je laptop te steken, kun je documenten draadloos verzenden via internet, een VPN of een cloudservice. Deze flexibiliteit stelt je in staat om vanuit vrijwel elke plek ter wereld te printen.

De belangrijkste voordelen van extern printen zijn:

• Gemak: Print documenten zonder dat je in de buurt van de printer bent.
• Samenwerking: Teamleden op verschillende locaties hebben toegang tot gedeelde printers.
• Efficiëntie: Bespaar tijd en stroomlijn documentbeheer.

Bedrijven kunnen echter zonder extern printen te maken krijgen met uitdagingen zoals vertragingen in de documentverwerking, gebrek aan flexibiliteit voor externe medewerkers en te grote afhankelijkheid van lokale opslagapparaten. In moderne bedrijven waar snelheid en toegankelijkheid het belangrijkst zijn, is extern printen meer geworden dan alleen een gemak; het is een noodzaak.

Waarom extern printen belangrijk is

Extern werken is mainstream geworden, met miljoenen werknemers die buiten traditionele kantoren werken. In dergelijke omgevingen overbrugt extern printen de kloof tussen digitale werkruimten en fysieke documentbehoeften.

Dit is waarom het belangrijk is:

• Ondersteunt externe teams: Werknemers kunnen rechtstreeks naar kantoorprinters printen, zelfs vanuit huis.
• Kostenbesparingen: Bedrijven kunnen de behoefte aan meerdere printers op verschillende vestigingen verminderen door het printen te centraliseren.
• Verbeterde toegankelijkheid: Freelancers, hybride medewerkers en reizende professionals kunnen documenten printen zonder fysiek aanwezig te zijn.

Zie extern printen als een digitale "koeriersdienst". In plaats van bestanden per e-mail te sturen en iemand anders te vragen ze te printen, kunt u rechtstreeks op de doelcomputer printen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar houdt gevoelige documenten ook veiliger. In sectoren zoals de gezondheidszorg, de juridische sector en de financiële wereld waar snelle toegang tot documenten cruciaal is, is extern printen een gamechanger.

Uw printer voorbereiden op instellen op afstand

Voordat u begint met technische configuraties, moet u uw printer voorbereiden. Hier is een checklist om te beginnen:

Stap 1. Controleer de printercompatibiliteit

• Niet alle printers ondersteunen externe toegang. Moderne printers met wififunctie zijn het meest geschikt voor extern printen.
• Zoek naar functies zoals AirPrint (voor iOS), Google Cloud Print (verouderd) of ingebouwde ondersteuning voor mobiel printen.

Stap 2. Installeer de nieuwste printerstuurprogramma's

• Verouderde stuurprogramma's kunnen printerfouten veroorzaken.
• Download stuurprogramma's altijd van de officiële website van de fabrikant.

Stap 3. Verbind uw printer met het netwerk

• Voor externe toegang moet uw printer zijn verbonden met een stabiel wifi- of ethernetnetwerk.
• Wijs een statisch IP-adres toe om verbindingsproblemen te voorkomen.

Door deze stappen te volgen, zorgt u ervoor dat uw printer klaar is voor een soepele integratie in elk systeem. Dit is de basis voor het instellen van een printer voor extern printen, en het overslaan hiervan kan later leiden tot eindeloos oplossen van problemen.

Extern printen instellen [5 methoden]

Extern printen met cloudgebaseerde printoplossingen

Jarenlang was Google Cloud Print de aangewezen oplossing voor het instellen van extern printen. Hiermee konden gebruikers printen vanaf elk apparaat dat was verbonden met hun Google-account, ongeacht de locatie van de printer. In december 2020 heeft Google deze service echter officieel stopgezet, waardoor veel bedrijven en particulieren op zoek moesten naar alternatieven.

Het goede nieuws is dat er tal van cloudgebaseerde printoplossingen zijn ontstaan om deze leegte op te vullen. Enkele van de populairste opties van dit moment zijn:

• PaperCut Mobility Print: Een gratis oplossing die Windows, Mac, iOS, Android en Chromebook ondersteunt. Het is gebruiksvriendelijk en laat zich goed integreren in bedrijfsomgevingen.
• PrinterLogic: Een oplossing van enterprise-niveau met gecentraliseerd beheer, beveiliging en ondersteuning voor grote organisaties.
• ezeep: Een cloud-native platform waarmee u gemakkelijk kunt printen zonder stuurprogramma's, ideaal voor teams op afstand.

Belangrijkste functies van cloudprintservices:

• Printen zonder stuurprogramma's: Gebruikers hoeven geen printerstuurprogramma's op hun apparaten te installeren.
• Platformonafhankelijke ondersteuning: Werkt op Windows, macOS, Linux, iOS en Android.
• Gecentraliseerd beheer: IT-teams kunnen printertoegang beheren en het gebruik bewaken.
• Schaalbaarheid: Cloudplatformen groeien eenvoudig mee met uw bedrijf.
• Beveiliging: Veel services bieden end-to-end-versleuteling, authenticatie en het bijhouden van printopdrachten.

De juiste service kiezen:

• Voor kleine bedrijven kunnen gratis of goedkope opties zoals PaperCut Mobility Print voldoende zijn.
• Voor ondernemingen bieden PrinterLogic of UniPrint InfinityCloud geavanceerde functies zoals printaudits en beveiligingsbeleid.
• Voor teams die voornamelijk op afstand werken, biedt ezeep Blue een soepele ervaring zonder dat een bedrijfs-vpn nodig is.

Stapsgewijze installatie met PaperCut Mobility Print (als voorbeeld):

Stap 1. Installeer Mobility Print op uw computer of printserver.

Stap 2. Voeg uw printers toe aan het Mobility Print-platform.

Stap 3. Deel toegang met gebruikers door ze een installatielink te sturen.

Stap 4. Gebruikers installeren de Mobility Print-app op hun apparaat.

Stap 5. Ze kunnen nu de gedeelde printer selecteren en op afstand printen.

Het mooie van deze oplossingen is de compatibiliteit tussen verschillende apparaten. In tegenstelling tot traditionele netwerkgebaseerde methoden kunt u met cloudprintservices printen vanaf laptops, tablets en zelfs smartphones, ongeacht waar u zich bevindt. Voor kleine bedrijven of freelancers kan dit een gamechanger zijn: het vermindert de complexiteit en houdt de kosten onder controle.

Extern printen instellen op Windows

Windows-gebruikers hebben meerdere opties voor het instellen van extern printen. Of u nu werkt met een printer voor een thiuskantoor of een bedrijfsnetwerk beheert, Microsoft biedt verschillende ingebouwde tools om het proces te vereenvoudigen.

Optie 1: Printerdelen

Stap 1. Ga naar Configuratiescherm > Apparaten en printers.

Stap 2. Klik met de rechtermuisknop op uw printer en selecteer Eigenschappen van printer.

Stap 3. Schakel op het tabblad Delen de optie Deze printer delen in.

Stap 4. Andere apparaten op hetzelfde netwerk kunnen nu verbinding maken met deze printer.

Optie 2: Extern bureaublad-afdrukken

Stap 1. Als u via Extern bureaublad (RDP) verbinding maakt met een andere pc, kunnen uw lokale printers worden omgeleid.

Stap 2. Vink bij het starten van de RDP-sessie het vakje aan voor Printers onder Lokale apparaten en bronnen.

Stap 3. Dit zorgt ervoor dat uw lokale printer wordt weergegeven op de externe machine.

Optie 3: Alternatieven voor cloudprinten

• Aangezien Google Cloud Print niet langer beschikbaar is, worden oplossingen van derden zoals PaperCut, PrinterLogic of ezeep aanbevolen.
• Deze integreren naadloos met Windows en bieden beveiligd afdrukken via internet.

Voor bedrijven is het combineren van VPN-toegang met gedeelde Windows-printers een veilige oplossing. Medewerkers loggen in op de VPN en printen alsof ze op kantoor zijn, terwijl IT-beheerders de controle behouden over de toegang tot de printer.

Extern printen instellen op macOS

Apple-apparaten staan bekend om hun naadloze ecosysteem, en afdrukken is daarop geen uitzondering. Het instellen van extern printen op een Mac kan via AirPrint, printerdeling of apps van derden. Als u zich afvraagt hoe u draadloos printen instelt op een Mac, zijn hier de belangrijkste opties:

Methode 1: AirPrint

• Veel moderne printers ondersteunen de AirPrint-technologie van Apple.
• Verbind uw printer met hetzelfde Wi-Fi-netwerk als uw Mac.
• Ga op uw Mac naar Systeemvoorkeuren > Printers en scanners.
• Voeg uw voor AirPrint geschikte printer toe en u bent klaar om draadloos te printen.

Methode 2: Printerdeling op Mac

Stap 1. Open Systeemvoorkeuren > Delen.

Stap 2. Schakel Printerdeling in.

Stap 3. Selecteer de printer die u wilt delen.

Stap 4. Andere Mac-gebruikers op het netwerk kunnen nu naar uw gedeelde printer printen.

Methode 3: Apps van derden

• Apps zoals Printopia of Presto breiden de afdrukmogelijkheden uit, zodat u vanaf Macs, iPhones en iPads kunt printen naar printers die AirPrint niet ondersteunen.
• Deze apps ondersteunen ook printen via externe verbindingen, waardoor ze ideaal zijn voor hybride werkomgevingen.

MacOS maakt extern printen bijzonder soepel voor gebruikers in het Apple-ecosysteem. Als uw team een combinatie van Windows en Mac gebruikt, overweeg dan een cloudprintoplossing om de workflow te verenigen.

Extern printen vanaf mobiele apparaten

In de wereld van vandaag werken mensen meer dan ooit vanaf hun smartphones en tablets. Of u nu een pdf bekijkt op uw iPhone of een contract ondertekent op uw Android-tablet, direct kunnen printen vanaf uw mobiele apparaat kan tijd besparen.

Voor Android-gebruikers:

• De meeste Android-apparaten hebben een ingebouwde afdrukservice.
• Ga naar Instellingen > Verbonden apparaten > Afdrukken.
• Schakel de standaard afdrukservice in of installeer specifieke plug-ins voor afdrukservices (HP, Canon, Epson, enz.).
• Voeg uw printer toe en druk af vanuit elke app met een optie voor delen/afdrukken.

Voor iOS-gebruikers (iPhone/iPad):

• iOS wordt geleverd met vooraf geïnstalleerde AirPrint.
• Maak verbinding met hetzelfde wifi-netwerk als uw printer.
• Open het document of de foto, tik op de deelknop en selecteer Afdrukken.
• Kies de printer en voltooi uw taak.

Apps van derden:

Apps zoals Mopria Print Service (Android) of PrintCentral Pro (iOS) bieden meer flexibiliteit, waaronder extern afdrukken via internet.

Mobiel afdrukken is met name handig voor buitendienstmedewerkers, vertegenwoordigers en reizigers die documenten naar kantoor moeten sturen. Met slechts een paar tikken kunnen ze contracten, bonnen of rapporten rechtstreeks vanaf hun apparaat afdrukken.

Een VPN gebruiken voor extern afdrukken

Een Virtual Private Network (VPN) is een van de veiligste manieren om extern afdrukken in te stellen. Hiermee wordt een beveiligde tunnel gecreëerd tussen uw apparaat en het kantoor-netwerk, waardoor het lijkt alsof u fysiek op kantoor aanwezig bent.

Stappen om VPN-afdrukken in te stellen:

Stap 1. Stel een VPN-server in op uw kantoor-netwerk.

Stap 2. Verbind uw apparaat met de VPN met behulp van uw inloggegevens.

Stap 3. Zodra de verbinding tot stand is gebracht, heeft uw apparaat toegang tot kantoorbronnen, waaronder printers.

Stap 4. Voeg de kantoorprinter toe aan uw computer via het netwerkpad of IP-adres.

Stap 5. Verzend afdruktaken beveiligd via de VPN.

Voordelen:

• Zeer veilig, aangezien alle gegevens worden versleuteld.
• Werkt met bestaande kantoorprinters zonder speciale software.
• Geschikt voor organisaties die al een VPN gebruiken voor extern werken.

Nadelen:

• Vereist IT-expertise om te configureren.
• Kan de afdruksnelheid verlagen afhankelijk van de VPN-prestaties.

Op VPN gebaseerd extern afdrukken is perfect voor ondernemingen die gevoelige gegevens verwerken, zoals advocatenkantoren, ziekenhuizen of financiële instellingen. Het combineert gebruiksgemak met sterke beveiliging, waardoor het een van de meest betrouwbare methoden is.

Beveiligingsoverwegingen bij extern afdrukken

Extern afdrukken is ontzettend handig, maar brengt ook beveiligingsrisico's met zich mee als er niet zorgvuldig mee wordt omgegaan. Gevoelige bedrijfsdocumenten, zoals contracten of financiële rapporten, kunnen wordenonderschept als ze via onbeveiligde netwerken worden verzonden.

Mogelijke risico's:

• Gegevensonderschepping tijdens het overdragen van printopdrachten.
• Ongeautoriseerde toegang tot gedeelde printers.
• Niet-opgehaalde afdrukken in papierladen die vertrouwelijke gegevens blootstellen.
• Zwakke wachtwoorden op het beheerpaneel van printers.

Hoe u extern printen kunt beveiligen:

• Gebruik encryptie: Zorg ervoor dat printopdrachten tijdens de overdracht worden versleuteld.
• Authenticatie: Vereis dat gebruikers inloggen voordat ze printen (pincodes, id-kaarten of mobiele authenticatie).
• VPN-toegang: Gebruik VPN's zodat externe medewerkers veilig verbinding kunnen maken met kantoorprinters.
• Beveiligde printvrijgave: Documenten worden pas geprint wanneer de fysiek bij de printer aanwezig is om ze vrij te geven.
• Regelmatige firmware-updates: Houd printers up-to-date om kwetsbaarheden te verhelpen.

Best practices voor bedrijven:

• Implementeer printbeheersoftware om te bewaken en te controleren wie wat print.
• Train medewerkers in de juiste omgang met documenten en beveiligingsbewustzijn.
• Gebruik op rollen gebaseerde toegangscontrole zodat gevoelige printers alleen beschikbaar zijn voor bevoegd personeel.

Nu cyberdreigingen toenemen, kan het negeren van beveiliging bij extern printen kostbaar zijn. Door encryptie, authenticatie en strikte toegangsbeleidsregels te combineren, kunnen bedrijven profiteren van de voordelen van extern printen zonder in te leveren op beveiliging.

Veelvoorkomende problemen met extern printen oplossen

Zelfs met de beste instellingen kunnen er soms problemen optreden bij extern printen. Weten hoe u dit snel kunt oplossen zorgt voor minimale verstoring van de workflow.

1. Printer niet gevonden-fout

• Controleer of de printer is ingeschakeld en verbonden is met het netwerk.
• Controleer of het apparaat zich op dezelfde VPN of clouddienst voor printen bevindt.
• Installeer het printerstuurprogramma of de app opnieuw.

2. Trage printsnelheid

• Grote printopdrachten kunnen langer duren wanneer ze via internet worden verzonden.
• Controleer uw netwerksnelheid en verklein de bestandsgrootte (comprimeer bijvoorbeeld pdf's).
• Werk de printerfirmware bij om de efficiëntie te verbeteren.

3. Verbindingsproblemen

• Als u een VPN gebruikt, zorg er dan voor dat de verbinding stabiel is.
• Start zowel de router als de printer opnieuw op.
• Wijs een statisch IP-adres toe aan de printer om conflicten te voorkomen.

4. Printopdracht zit vast in de wachtrij

• Annuleer de printopdracht en start de spoolerservice opnieuw.
• Ga op Windows naar Services en start Print Spooler opnieuw.
• Verwijder en voeg de printer opnieuw toe op macOS.

5. Niet-ondersteunde bestandstypen

• Sommige cloudprintservices ondersteunen niet elk bestandstype.
• Converteer bestanden naar PDF voordat u ze afdrukt om compatibiliteitsproblemen te voorkomen.

Door deze veelvoorkomende problemen op te lossen, zorgt u voor een soepel en betrouwbaar afdrukproces. IT-beheerders moeten ook logboeken en monitoringtools bijhouden om terugkerende problemen snel te identificeren en proactief op te lossen.

AnyViewer toevoegen aan uw handleiding voor extern afdrukken

AnyViewer als oplossing voor externe toegang

Hoewel cloudprintservices en VPN-instellingen zich direct richten op extern afdrukken, zijn er ook extern bureaublad-tools zoals AnyViewer die uiterst nuttig kunnen zijn in verwante scenario's. AnyViewer is ontworpen om veilige en naadloze externe bureaubladverbindingen te bieden, zodat u vanaf elke locatie ter wereld toegang hebt tot uw kantoor- of thuiscomputer.

Hoe het werkt bij printbehoeften

Hoewel AnyViewer momenteel geen ingebouwde functie voor extern afdrukken ondersteunt, kan het toch een belangrijke rol spelen. Als u bijvoorbeeld een bestand op uw kantoor-pc moet afdrukken, kunt u AnyViewer gebruiken om op afstand in te loggen, het bestand te openen en het naar de kantoorprinter te sturen alsof u achter die computer zit. Op deze manier bereikt u nog steeds het resultaat van extern afdrukken, hoewel het proces inhoudt dat u uw kantoorapparaat bestuurt in plaats van printopdrachten rechtstreeks via internet te verzenden.

Waarom kiezen voor AnyViewer?

• Gebruiksgemak: Gebruiksvriendelijke interface die geschikt is voor zowel beginners als IT-beheerders.
• Compatibiliteit tussen apparaten: Werkt op Windows, iOS en Android.
• Beveiligde verbindingen: End-to-end-versleuteling zorgt ervoor dat uw gegevens veilig blijven.
• Gratis en & betaalde abonnementen: Biedt flexibele prijsopties, waardoor het toegankelijk is voor persoonlijk en zakelijk gebruik.

Wanneer AnyViewer te gebruiken voor afdrukscenario's

• Als uw printer geen ondersteuning biedt voor cloudprinten.
• Als u er de voorkeur aan geeft om bestanden rechtstreeks op uw kantoorcomputer te openen voordat u ze afdrukt.
• Als u bredere functies voor extern beheer nodig hebt die verder gaan dan printen (bestandsoverdracht, probleemoplossing, samenwerking).

Conclusie

Extern printen heeft de manier veranderd waarop particulieren en bedrijven met documenten omgaan. Van cloudprintservices tot VPN-instellingen en mobiele oplossingen, er zijn talloze manieren om veilig en gemakkelijk af te drukken vanaf elke locatie ter wereld. De sleutel ligt in het kiezen van de juiste methode op basis van uw behoeften, het waarborgen van sterke beveiligingspraktijken en het correct voorbereiden van uw printer.

Door deze handleiding te volgen, weet u nu hoe u extern printen instelt, inclusief het instellen van een printer voor extern printen en zelfs het instellen van draadloos printen op een Mac. Of u nu eigenaar bent van een klein bedrijf, IT-professional of thuiswerker, deze oplossingen kunnen u tijd, geld en ergernis besparen terwijl uw productiviteit op peil blijft.

Veelgestelde vragen

1. Kan ik extern printen instellen zonder internet?

Ja, maar alleen binnen een lokaal netwerk of via directe verbindingen. Voor echte externe toegang vanaf elke locatie is een internetverbinding of VPN vereist.

2. Is cloudprinten veilig?

Ja, zolang u services gebruikt met versleuteling en authenticatie. Kies betrouwbare platforms zoals PaperCut, ezeep of PrinterLogic.

3. Heb ik een speciale printer nodig voor extern printen?

Niet altijd. De meeste moderne printers met Wi-Fi-functionaliteit ondersteunen extern printen, maar oudere printers vereisen mogelijk extra software of netwerkconfiguraties.

4. Kan ik vanaf mijn telefoon naar mijn kantoorprinter printen?

Ja. Met cloudprint-apps of VPN-verbindingen kunt u rechtstreeks vanaf iOS- of Android-apparaten naar kantoorprinters printen.

5. Wat is de beste oplossing voor kleine bedrijven?

PaperCut Mobility Print is een uitstekende gratis optie. Voor bedrijven die meer controle en schaalbaarheid nodig hebben, zijn services zoals ezeep of PrinterLogic het overwegen waard.