[完整指南] 如何設定遠端列印

簡介

在當今快節奏的世界中，我們的工作方式已經發生了翻天覆地的變化。隨著遠端工作成為新常態，員工經常需要存取住家辦公室以外的資源。遠端列印是最容易被忽視卻又至關重要的工具之一。想像一下，當您在咖啡廳工作時，需要將文件傳送到辦公室印表機，以便同事能去取件。或者，當您在出差時仍希望直接在公司總部列印發票。遠端列印讓這一切成為可能，並確保無論您身在何處，都能享有順暢的工作流程。

本指南將引導您了解設定遠端列印所需的一切知識。從了解其定義、探索不同方法、在各裝置上的逐步設定，到解決安全性考量與未來趨勢，我們都將進行詳細介紹。無論您是小型企業主、IT 專業人員，或是單純想遠端連線家用辦公室印表機的人，本文都將成為您的完整指南。

了解遠端列印

從核心來看，遠端列印是指將列印工作傳送到未與您的裝置實體連接的印表機之能力。您不需要將 USB 連接線插入筆記型電腦，而是可以透過網際網路、VPN 或雲端服務以無線方式傳送文件。這種靈活性讓您幾乎可以從世界上的任何地方進行列印。

遠端列印的主要好處包括：

• 便利性：無需靠近印表機即可列印文件。
• 協作：位於不同地點的團隊成員可以存取共用印表機。
• 效率：節省時間並簡化文件管理。

然而，若沒有遠端列印，公司可能會面臨文件處理延遲、遠端員工缺乏靈活性，以及過度依賴本機儲存裝置等挑戰。在速度和可存取性至關重要的現代企業中，遠端列印已不僅僅是一項便利功能，更是不可或缺的需求。

為什麼遠端列印很重要

遠端工作已成主流，數百萬名員工在傳統辦公室以外的地方工作。在這樣的環境下，遠端列印彌合了數位工作空間與實體文件需求之間的差距。

以下是它至關重要的原因：

• 支援遠端團隊：員工即使在家工作，也能直接列印到辦公室印表機。
• 節省成本：企業可以透過集中化列印，減少在不同分公司配置多台印表機的需求。
• 提升無障礙存取能力：自由工作者、混合辦公員工和差旅中的專業人士無需親自到場即可列印文件。

您可以將遠端列印想像成數位「快遞服務」。您無需透過電子郵件傳送檔案並請其他人幫忙列印，而是可以直接在目標機器上列印。這不僅節省了時間，還能讓機密文件更加安全。在醫療、法律和金融等對即時存取文件至關重要的行業中，遠端列印是一項變革性的技術。

為遠端設定準備您的印表機

在深入進行技術設定之前，您需要準備好印表機。以下是開始設定的檢查清單：

步驟 1. 檢查印表機相容性

• 並非所有印表機都支援遠端存取。現代具備 Wi-Fi 功能的印表機最適合進行遠端列印。
• 尋找諸如 AirPrint（適用於 iOS）、Google Cloud Print（舊版）或內建行動列印支援等功能。

步驟 2. 安裝最新的印表機驅動程式

• 過時的驅動程式可能會導致列印錯誤。
• 請務必從製造商的官方網站下載驅動程式。

步驟 3. 將印表機連接至網路

• 為了進行遠端存取，您的印表機必須連接至穩定的 Wi-Fi 或乙太網路。
• 指派靜態 IP 位址以避免連線問題。

透過採取這些步驟，您可以確保印表機已準備好順暢整合到任何系統中。這些是如何設定遠端列印印表機的基礎，略過這些步驟可能會導致日後有無盡的故障排除工作。

如何設定遠端列印 [5種方法]

使用基於雲端的列印解決方案進行遠端列印

多年來，Google Cloud Print 是設定遠端列印的首選解決方案。它允許使用者從連接到其 Google 帳戶的任何裝置進行列印，無論印表機位於何處。然而，在 2020 年 12 月，Google 正式終止了這項服務，使得許多企業和個人開始尋找替代方案。

好消息是，許多基於雲端的列印解決方案應運而生，填補了這個空缺。當今一些最熱門的選項包括：

• PaperCut Mobility Print：一個免費解決方案，支援 Windows、Mac、iOS、Android 和 Chromebook。它具備使用者友善的操作介面，並能與企業設定完美整合。
• PrinterLogic：一個企業級解決方案，為大型組織提供集中化管理、安全性和支援。
• ezeep：一個雲端原生平台，可輕鬆實現免驅動程式列印，非常適合遠端團隊。

雲端列印服務的主要特色：

• 免驅動程式列印：使用者不需要在其裝置上安裝印表機驅動程式。
• 跨平台支援：跨 Windows、macOS、Linux、iOS 和 Android 運作。
• 集中化管理：IT 團隊可以控制印表機存取權限並監控使用情況。
• 可擴充性：雲端平台可以隨著您的業務輕鬆成長。
• 安全性：許多服務提供端對端加密、身份驗證和列印工作追蹤。

如何選擇合適的服務：

• 對於小型企業，像 PaperCut Mobility Print 這類免費或低成本的選項可能就已足夠。
• 對於企業，PrinterLogic 或 UniPrint InfinityCloud 提供了如列印稽核和安全性策略等進階功能。
• 對於遠端優先的團隊，ezeep Blue 提供流暢的體驗，且不需要企業 VPN。

使用 PaperCut Mobility Print 的逐步設定指南（作為範例）：

步驟 1. 在您的電腦或列印伺服器上安裝 Mobility Print。

步驟 2. 將您的印表機新增至 Mobility Print 平台。

步驟 3. 透過傳送設定連結給使用者來共用存取權限。

步驟 4. 使用者在其裝置上安裝 Mobility Print 應用程式。

步驟 5. 他們現在可以選擇共用的印表機並進行遠端列印。

這些解決方案的好處在於其跨裝置相容性。與傳統的網路型方法不同，雲端列印服務讓您無論身處何地，都能從筆記型電腦、平板電腦甚至是智慧型手機進行列印。對於小型企業或自由工作者而言，這可能會帶來顛覆性的改變，在控制成本的同時降低複雜度。

在 Windows 上設定遠端列印

Windows 使用者有多種選項可用來設定遠端列印。無論您是使用家庭辦公室印表機還是管理企業網路，微軟都提供了數個內建工具來簡化此流程。

選項 1：印表機共用

步驟 1. 前往「控制台」>「裝置和印表機」。

步驟 2. 在您的印表機上按一下滑鼠右鍵並選取「印表機內容」。

步驟 3. 在「共用」標籤頁下，啟用「共用此印表機」。

步驟 4. 位於同一網路上的其他裝置現在可以連線至此印表機。

選項 2：遠端桌面列印

步驟 1. 如果您使用遠端桌面協定 (RDP) 連線到另一部電腦，則可以重新導向您的本機印表機。

步驟 2. 啟動 RDP 工作階段時，請勾選「本機裝置和資源」底下的「印表機」方塊。

步驟 3. 這可確保您的本機印表機會顯示在遠端電腦上。

選項 3：雲端列印替代方案

• 由於 Google 雲端列印已不再提供服務，因此建議使用 PaperCut、PrinterLogic 或 ezeep 等第三方解決方案。
• 這些方案可與 Windows 無縫整合，並提供透過網際網路進行的安全列印。

對企業而言，結合 VPN 存取與 Windows 共用印表機是一種安全的解決方案。員工登入 VPN 後即可如同身處辦公室般進行列印，同時 IT 管理員也能保有對印表機存取權限的控制。

在 MacOS 上設定遠端列印

Apple 裝置以其無縫的生態系統聞名，列印也不例外。在 Mac 上設定遠端列印可以透過 AirPrint、印表機共用或第三方應用程式來完成。如果您想知道如何在 Mac 上設定無線列印，以下是主要的選項：

方法 1：AirPrint

• 許多現代印表機都支援 Apple 的 AirPrint 技術。
• 將您的印表機連線至與 Mac 相同的 Wi-Fi 網路。
• 在您的 Mac 上，前往「系統偏好設定」>「印表機與掃描器」。
• 新增支援 AirPrint 的印表機，您就可以準備進行無線列印了。

方法 2：在 Mac 上共用印表機

步驟 1. 開啟「系統偏好設定」>「共用」。

步驟 2. 勾選「印表機共用」。

步驟 3. 選取您要共用的印表機。

步驟 4. 網路上的其他 Mac 使用者現在可以列印到您的共用印表機。

方法 3：第三方應用程式

• 像 Printopia 或 Presto 這類的應用程式擴充了列印功能，允許您從 Mac、iPhone 和 iPad 列印至不支援 AirPrint 的印表機。
• 這些應用程式也支援透過遠端連線進行列印，使其成為混合辦公設定的理想選擇。

MacOS 讓 Apple 生態系統中的使用者享有特別順暢的遠端列印體驗。如果您的團隊同時使用 Windows 和 Mac，請考慮採用雲端列印解決方案來統一工作流程。

從行動裝置進行遠端列印

在當今世界，人們比以往任何時候都更頻繁地使用智慧型手機和平板電腦工作。無論您是在 iPhone 上檢視 PDF 還是 在 Android 平板電腦上簽署合約，能夠直接從行動裝置列印都能節省時間。

對於 Android 使用者：

• 大多數 Android 裝置都內建了列印服務。
• 前往「設定」>「已連線的裝置」>「列印」。
• 啟用預設列印服務，或安裝特定的列印服務外掛程式（HP、Canon、Epson 等）。
• 新增您的印表機，並從任何具有共用/列印選項的應用程式進行列印。

對於 iOS 使用者（iPhone/iPad）：

• iOS 已預先安裝 AirPrint。
• 連線至與您的印表機相同的 Wi-Fi 網路。
• 開啟文件或相片，點擊共用按鈕，然後選取「列印」。
• 選擇印表機並完成列印工作。

第三方應用程式：

諸如 Mopria Print Service (Android) 或 PrintCentral Pro (iOS) 等應用程式提供了更高的靈活性，包括透過網際網路進行遠端列印。

行動列印對於外勤人員、業務代表以及需要將文件傳回辦公室的差旅人員特別有用。只要輕觸幾下，他們就可以直接從自己的裝置列印合約、收據或報表。

使用 VPN 進行遠端列印

虛擬專用網路 (VPN) 是設定遠端列印最安全的方法之一。它會在您的裝置與辦公室網路之間建立一個安全的通道，讓您看起來就像身處辦公室一樣。

設定 VPN 列印的步驟：

步驟 1. 在您的辦公室網路上設定 VPN 伺服器。

步驟 2. 使用您的憑證將裝置連線至 VPN。

步驟 3. 連線後，您的裝置將能夠存取辦公室資源，包括印表機。

步驟 4. 透過網路路徑或 IP 位址將辦公室印表機新增至您的電腦。

步驟 5. 透過 VPN 安全地傳送列印工作。

優點：

• 高度安全，所有資料均已加密。
• 適用於現有的辦公室印表機，無需特殊軟體。
• 適合已經使用 VPN 進行遠端工作的組織。

缺點：

• 需要 IT 專業知識才能進行設定。
• 可能會根據 VPN 效能而降低列印速度。

基於 VPN 的遠端列印非常適合處理敏感資料的企業，例如律師事務所、醫院或金融機構。它將便利性與強大的安全性結合在一起，使其成為最受信任的方法之一。

遠端列印中的安全性考量

遠端列印極為便利，但如果處理不當，也會帶來安全風險。敏感的商業文件（例如合約或財務報表）如果透過不安全的網路傳送，可能會遭到攔截。

潛在風險：

• 傳輸列印工作時遭到資料攔截。
• 未授權存取共用印表機。
• 未取回的列印件遺留 在紙匣中，導致機密資料外洩。
• 印表機管理員面板密碼強度不足。

如何確保遠端列印安全：

• 使用加密：確保列印工作在傳輸過程中經過加密。
• 身份驗證：要求使用者在列印前登入（PIN 碼、識別證或行動驗證）。
• VPN 存取：使用 VPN 讓遠端工作人員安全連接至辦公室印表機。
• 安全列印釋放：只有當使用者親自到印表機旁時才會列印文件。
• 定期韌體更新：保持印表機更新以修補漏洞。

企業最佳實務：

• 實施列印管理軟體以監控並控制列印人員與內容。
• 培訓員工正確的文件處理方式與安全意識。
• 使用基於角色的存取控制，讓敏感印表機僅供授權人員使用。

隨著網路威脅日益增加，忽視遠端列印安全可能會帶來沉重的代價。透過結合加密、身份驗證和嚴格的存取政策，企業可以在不影響安全性的情況下享受遠端列印的好處。

排除常見的遠端列印問題

即使設定完善，遠端列印有時仍會遇到問題。了解如何快速進行疑難排解可確保對工作流程的干擾降至最低。

1. 找不到印表機錯誤

• 檢查印表機是否已開啟電源並連線至網路。
• 確認裝置位於相同的 VPN 或雲端列印服務上。
• 重新安裝印表機驅動程式或應用程式。

2. 列印速度緩慢

• 透過網際網路傳送大型列印工作可能需要較長時間。
• 檢查網路速度並縮减檔案大小（例如壓縮 PDF）。
• 更新印表機韌體以提高效率。

3. 連線問題

• 如果使用 VPN，請確保連線穩定。
• 重新啟動路由器和印表機。
• 為印表機指派靜態 IP 位址以避免衝突。

4. 列印工作卡在佇列中

• 取消列印工作並重新啟動多工緩衝處理程式服務。
• 在 Windows 上，前往「服務」並重新啟動「Print Spooler」。
• 在 macOS 上，刪除並重新加入印表機。

5. 不支援的檔案類型

• 部分雲端列印服務不支援所有檔案類型。
• 列印前將檔案轉換為 PDF，以避免相容性問題。

透過解決這些常見問題，您可以確保列印過程順暢且可靠。IT 管理員還應維護記錄和監控工具，以快速識別重複發生的問題並主動進行修復。

將 AnyViewer 納入您的遠端列印指南

AnyViewer 作為遠端存取解決方案

雖然雲端列印服務和 VPN 設定直接專注於遠端列印，但也有些遠端桌面工具（例如 AnyViewer）在相關情境中非常有用。AnyViewer 旨在提供安全且流暢的遠端桌面連線，讓您可以從世界任何地方存取您的辦公室或家用電腦。

它如何配合列印需求

雖然 AnyViewer 目前不支援將遠端列印作為內建功能，但它仍然可以發揮重要作用。例如，如果您需要列印儲存在辦公室電腦上的檔案，您可以使用 AnyViewer 遠端登入、開啟檔案，然後将其傳送到辦公室印表機，就像您坐在該台電腦前面一樣。透過這種方式，您仍然可以達到遠端列印的目的，即使該過程涉及控制您的辦公室裝置，而不是直接透過網際網路傳送列印工作。

為什麼選擇 AnyViewer？

• 易於使用：使用者介面友善，適合初學者和 IT 管理員。
• 跨裝置相容性：適用於 Windows、iOS 和 Android。
• 安全連線：端對端加密確保您的資料安全無虞。
• 免費與付費方案：提供靈活的定價選項，方便個人和企業使用。

何時在列印情境中使用 AnyViewer

• 如果您的印表機不支援雲端列印。
• 如果您偏好在列印前直接存取辦公室電腦上的檔案。
• 如果您需要超越列印功能的更廣泛遠端管理功能（檔案傳輸、疑難排解、協作）。

結論

遠端列印改變了個人和企業處理文件的方式。從雲端列印服務到 VPN 設定和行動解決方案，有無數種方法可以從世界任何地方安全且便利地進行列印。關鍵在於根據您的需求選擇合適的方法、確保強大的安全性實務，以及妥善準備您的印表機。

透過遵循本指南，您現在已知曉如何設定遠端列印，包括如何為遠端列印設定印表機，甚至是如何在 Mac 上設定無線列印。無論您是小企業主、IT 專業人員還是遠端工作者，這些解決方案都能為您節省時間、金錢和精力，同時保持最高的生產力。

常見問題

1. 我可以在沒有網際網路的情況下設定遠端列印嗎？

可以，但只能在區域網路內或透過直接連線。若要從任何地方進行真正的遠端存取，則需要網際網路連線或 VPN。

2. 雲端列印安全嗎？

是的，只要您使用具有加密和驗證功能的服務即可。請選擇信譽良好的平台，例如 PaperCut、ezeep 或 PrinterLogic。

3. 遠端列印需要特殊的印表機嗎？

不一定。大多數現代的 Wi-Fi 啟用印表機都支援遠端列印，但較舊的印表機可能需要額外的軟體或網路設定。

4. 我可以從手機列印到辦公室印表機嗎？

可以。透過雲端列印應用程式或 VPN 連線，您可以直接從 iOS 或 Android 裝置列印至辦公室印表機。

5. 對於小型企業而言，最佳的解決方案是什麼？

PaperCut Mobility Print 是一個極佳的免費選項。對於需要更多掌控力和可擴展性的企業，則值得考慮 ezeep 或 PrinterLogic 等服務。