[Guía completa] Cómo configurar la impresión remota

Introducción

En el vertiginoso mundo actual, la forma en que trabajamos ha cambiado drásticamente. Dado que el trabajo remoto se está convirtiendo en la nueva norma, los empleados a menudo necesitan acceder a recursos más allá de su oficina en casa. Una de las herramientas más pasadas por alto pero esenciales es la impresión remota. Imagina que estás trabajando desde una cafetería y necesitas enviar un documento a la impresora de tu oficina para que tu compañero pueda recogerlo. O tal vez estás viajando y aún deseas imprimir facturas directamente en la sede de tu empresa. La impresión remota hace esto posible y garantiza un flujo de trabajo fluido, sin importar dónde te encuentres.

Esta guía te guiará a través de todo lo que necesitas saber sobre cómo configurar la impresión remota. Desde entender qué es, explorar diferentes métodos y la configuración paso a paso en varios dispositivos, hasta abordar las preocupaciones de seguridad y las tendencias futuras, lo cubriremos todo en detalle. Ya seas propietario de una pequeña empresa, un profesional de TI o simplemente alguien que intenta conectar una impresora de oficina en casa de forma remota, este artículo te servirá como guía completa.

Comprensión de la impresión remota

En esencia, la impresión remota se refiere a la capacidad de enviar un trabajo de impresión a una impresora que no está conectada físicamente a tu dispositivo. En lugar de conectar un cable USB a tu ordenador portátil, puedes enviar documentos de forma inalámbrica a través de internet, una VPN o un servicio en la nube. Esta flexibilidad te permite imprimir desde prácticamente cualquier parte del mundo.

Los principales beneficios de la impresión remota incluyen:

• Comodidad: Imprime documentos sin estar cerca de la impresora.
• Colaboración: Los miembros del equipo en diferentes ubicaciones pueden acceder a impresoras compartidas.
• Eficiencia: Ahorra tiempo y agiliza la gestión de documentos.

Sin embargo, sin la impresión remota, las empresas pueden enfrentarse a desafíos como retrasos en el procesamiento de documentos, falta de flexibilidad para los empleados remotos y una dependencia excesiva de los dispositivos de almacenamiento local. En las empresas modernas donde la velocidad y la accesibilidad son lo más importante, la impresión remota se ha convertido en algo más que una comodidad; es una necesidad.

Por qué es importante la impresión remota

El trabajo remoto se ha generalizado, con millones de empleados trabajando fuera de las oficinas tradicionales. En tales entornos, la impresión remota cierra la brecha entre los espacios de trabajo digitales y las necesidades de documentos físicos.

He aquí por qué es importante:

• Compatibilidad con equipos remotos: Los empleados pueden imprimir directamente en las impresoras de la oficina incluso mientras trabajan desde casa.
• Ahorro de costos: Las empresas pueden reducir la necesidad de múltiples impresoras en diferentes sucursales al centralizar la impresión.
• Accesibilidad mejorada: Los autónomos, los trabajadores híbridos y los profesionales itinerantes pueden imprimir documentos sin estar físicamente presentes.

Piense en la impresión remota como un "servicio de mensajería" digital. En lugar de enviar archivos por correo electrónico y pedir a otra persona que los imprima, puede imprimir directamente en la máquina de destino. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mantiene los documentos sensibles más seguros. En sectores como el sanitario, el legal y el financiero, donde el acceso oportuno a los documentos es crucial, la impresión remota marca un antes y un después.

Preparación de su impresora para la configuración remota

Antes de sumergirse en las configuraciones técnicas, debe preparar su impresora. Aquí tiene una lista de verificación para empezar:

Paso 1. Verifique la compatibilidad de la impresora

• No todas las impresoras admiten el acceso remoto. Las impresoras modernas con Wi-Fi son las mejores para la impresión remota.
• Busque funciones como AirPrint (para iOS), Google Cloud Print (obsoleto) o compatibilidad integrada con impresión móvil.

Paso 2. Instale los controladores de impresora más recientes

• Los controladores desactualizados pueden causar errores de impresión.
• Descargue siempre los controladores desde el sitio web oficial del fabricante.

Paso 3. Conecte su impresora a la red

• Para el acceso remoto, su impresora debe estar conectada a una red Wi-Fi o Ethernet estable.
• Asigne una dirección IP estática para evitar problemas de conectividad.

Al seguir estos pasos, se asegura de que su impresora esté lista para una integración fluida en cualquier sistema. Estas son las bases sobre cómo configurar una impresora para la impresión remota, y omitirlas puede generar un sinfín de problemas más adelante.

Cómo configurar la impresión remota [5 métodos]

Impresión remota con soluciones de impresión basadas en la nube

Durante años, Google Cloud Print fue la solución principal para configurar la impresión remota. Permitia a los usuarios imprimir desde cualquier dispositivo conectado a su cuenta de Google, independientemente de la ubicación de la impresora. Sin embargo, en diciembre de 2020, Google suspendió oficialmente este servicio, lo que dejó a muchas empresas y particulares en busca de alternativas.

La buena noticia es que han surgido numerosas soluciones de impresión basadas en la nube para llenar ese vacío. Algunas de las opciones más populares hoy en día incluyen:

• PaperCut Mobility Print: Una solución gratuita que admite Windows, Mac, iOS, Android y Chromebook. Es fácil de usar y se integra bien con las configuraciones empresariales.
• PrinterLogic: Una solución de nivel empresarial que ofrece gestión centralizada, seguridad y soporte para grandes organizaciones.
• ezeep: Una plataforma nativa en la nube que facilita la impresión sin controladores y funciona muy bien para equipos remotos.

Características clave de los servicios de impresión en la nube:

• Impresión sin controladores: Los usuarios no necesitan instalar controladores de impresora en sus dispositivos.
• Compatibilidad multiplataforma: Funciona en Windows, macOS, Linux, iOS y Android.
• Gestión centralizada: Los equipos de TI pueden controlar el acceso a las impresoras y supervisar el uso.
• Escalabilidad: Las plataformas en la nube pueden crecer fácilmente con su negocio.
• Seguridad: Muchos servicios ofrecen cifrado de extremo a extremo, autenticación y seguimiento de trabajos de impresión.

Cómo elegir el servicio adecuado:

• Para pequeñas empresas, las opciones gratuitas o de bajo costo como PaperCut Mobility Print pueden ser suficientes.
• Para empresas, PrinterLogic o UniPrint InfinityCloud ofrecen funciones avanzadas como auditoría de impresión y políticas de seguridad.
• Para equipos remotos, ezeep Blue ofrece una experiencia fluida sin necesidad de una VPN corporativa.

Configuración paso a paso usando PaperCut Mobility Print (como ejemplo):

Paso 1. Instale Mobility Print en su ordenador o servidor de impresión.

Paso 2. Añada sus impresoras a la plataforma Mobility Print.

Paso 3. Comparta el acceso con los usuarios enviándoles un enlace de configuración.

Paso 4. Los usuarios instalan la aplicación Mobility Print en su dispositivo.

Paso 5. Ahora pueden seleccionar la impresora compartida e imprimir de forma remota.

Lo bueno de estas soluciones es su compatibilidad entre dispositivos. A diferencia de los métodos tradicionales basados en red, los servicios de impresión en la nube le permiten imprimir desde ordenadores portátiles, tabletas e incluso teléfonos inteligentes, sin importar dónde se encuentre. Para las pequeñas empresas o los autónomos, esto puede suponer un cambio radical, ya que reduce la complejidad y mantiene los costes bajo control.

Configuración de la impresión remota en Windows

Los usuarios de Windows tienen múltiples opciones para configurar la impresión remota. Ya sea que trabaje con una impresora de oficina en casa o gestione una red empresarial, Microsoft ofrece varias herramientas integradas para simplificar el proceso.

Opción 1: Compartir impresora

Paso 1. Vaya a Panel de control > Dispositivos e impresoras.

Paso 2. Haga clic con el botón derecho en su impresora y seleccione Propiedades de impresora.

Paso 3. En la pestaña Compartir, active Compartir esta impresora.

Paso 4. Los demás dispositivos de la misma red ya pueden conectarse a esta impresora.

Opción 2: Impresión por Escritorio Remoto

Paso 1. Si te conectas a otra PC mediante el Protocolo de Escritorio Remoto (RDP), tus impresoras locales se pueden redirigir.

Paso 2. Al iniciar la sesión RDP, marca la casilla de Impresoras en Dispositivos y recursos locales.

Paso 3. Esto garantiza que tu impresora local aparezca en la máquina remota.

Opción 3: Alternativas de impresión en la nube

• Dado que Google Cloud Print ya no está disponible, se recomiendan soluciones de terceros como PaperCut, PrinterLogic o ezeep.
• Estas se integran perfectamente con Windows y ofrecen impresión segura a través de internet.

Para las empresas, combinar el acceso VPN con impresoras compartidas de Windows es una solución segura. Los empleados inician sesión en la VPN e imprimen como si estuvieran en la oficina, mientras que los administradores de TI mantienen el control sobre el acceso a las impresoras.

Configuración de la impresión remota en MacOS

Los dispositivos Apple son conocidos por su ecosistema integrado, y la impresión no es una excepción. La configuración de la impresión remota en un Mac se puede realizar mediante AirPrint, compartición de impresoras o aplicaciones de terceros. Si te preguntas cómo configurar la impresión inalámbrica en Mac, aquí tienes las opciones principales:

Método 1: AirPrint

• Muchas impresoras modernas son compatibles con la tecnología AirPrint de Apple.
• Conecta tu impresora a la misma red Wi-Fi que tu Mac.
• En tu Mac, ve a Preferencias del Sistema > Impresoras y escáneres.
• Añade tu impresora compatible con AirPrint y ya podrás imprimir de forma inalámbrica.

Método 2: Compartir impresoras en Mac

Paso 1. Abre Preferencias del Sistema > Compartir.

Paso 2. Marca Compartir impresoras.

Paso 3. Selecciona la impresora que deseas compartir.

Paso 4. Otros usuarios de Mac en la red ya pueden imprimir en tu impresora compartida.

Método 3: Aplicaciones de terceros

• Aplicaciones como Printopia o Presto amplían las funciones de impresión, permitiéndote imprimir desde Mac, iPhones e iPads a impresoras que no son compatibles con AirPrint.
• Estas aplicaciones también admiten la impresión a través de conexiones remotas, lo que las hace ideales para entornos de trabajo híbridos.

MacOS hace que la impresión remota sea especialmente fluida para los usuarios del ecosistema Apple. Si tu equipo utiliza una combinación de Windows y Mac, considera una solución de impresión en la nube para unificar el flujo de trabajo.

Impresión remota desde dispositivos móviles

Hoy en día, las personas trabajan desde sus teléfonos inteligentes y tabletas más que nunca. Ya sea que estés revisando un PDF en tu iPhone o firmando un contrato en tu tableta Android, poder imprimir directamente desde tu dispositivo móvil puede ahorrarte tiempo.

Para usuarios de Android:

• La mayoría de los dispositivos Android tienen un servicio de impresión integrado.
• Vaya a Configuración > Dispositivos conectados > Impresión.
• Habilite el servicio de impresión predeterminado o instale complementos de servicios de impresión específicos (HP, Canon, Epson, etc.).
• Agregue su impresora e imprima desde cualquier aplicación con una opción de compartir/imprimir.

Para usuarios de iOS (iPhone/iPad):

• iOS viene con AirPrint preinstalado.
• Conéctese a la misma red Wi-Fi que su impresora.
• Abra el documento o la foto, toque el botón de compartir y seleccione Imprimir.
• Elija la impresora y complete su trabajo.

Aplicaciones de terceros:

Las aplicaciones como Mopria Print Service (Android) o PrintCentral Pro (iOS) permiten una mayor flexibilidad, incluida la impresión remota a través de internet.

La impresión móvil es especialmente útil para trabajadores de campo, representantes de ventas y viajeros que necesitan enviar documentos de vuelta a la oficina. Con solo unos pocos toque, pueden imprimir contratos, recibos o informes directamente desde su dispositivo.

Uso de VPN para impresión remota

Una Red Privada Virtual (VPN) es una de las formas más seguras de configurar la impresión remota. Crea un túnel seguro entre su dispositivo y la red de la oficina, lo que hace que parezca como si estuviera físicamente presente en la oficina.

Pasos para configurar la impresión por VPN:

Paso 1. Configure un servidor VPN en su red de oficina.

Paso 2. Conecte su dispositivo a la VPN utilizando sus credenciales.

Paso 3. Una vez conectado, su dispositivo tendrá acceso a los recursos de la oficina, incluidas las impresoras.

Paso 4. Agregue la impresora de la oficina a su computadora a través de su ruta de red o dirección IP.

Paso 5. Envíe trabajos de impresión de forma segura a través de la VPN.

Ventajas:

• Altamente seguro, ya que todos los datos están cifrados.
• Funciona con impresoras de oficina existentes sin necesidad de software especial.
• Adecuado para organizaciones que ya utilizan VPN para el trabajo remoto.

Desventajas:

• Requiere experiencia en TI para su configuración.
• Puede ralentizar las velocidades de impresión según el rendimiento de la VPN.

La impresión remota basada en VPN es perfecta para empresas que manejan datos sensibles, como bufetes de abogados, hospitales o instituciones financieras. Combina la comodidad con una sólida seguridad, lo que la convierte en uno de los métodos más confiables.

Consideraciones de seguridad en la impresión remota

La impresión remota es increíblemente cómoda, pero también abre la puerta a riesgos de seguridad si no se maneja adecuadamente. Los documentos comerciales confidenciales, como contratos o informes financieros, podrían ser interceptados si se envían a través de redes no seguras.

Riesgos potenciales:

• Intercepción de datos durante la transferencia de trabajos de impresión.
• Acceso no autorizado a impresoras compartidas.
• Impresiones sin recoger dejadas en las bandejas, lo que expone datos confidenciales.
• Contraseñas débiles en los paneles de administración de las impresoras.

Cómo asegurar la impresión remota:

• Usar cifrado: Garantizar que los trabajos de impresión estén cifrados durante la transmisión.
• Autenticación: Requerir que los usuarios inicien sesión antes de imprimir (códigos PIN, tarjetas de identificación o autenticación móvil).
• Acceso por VPN: Utilizar VPN para que los trabajadores remotos se conecten de forma segura a las impresoras de la oficina.
• Liberación de impresión segura: Los documentos solo se imprimen cuando el usuario se encuentra físicamente en la impresora para liberarlos.
• Actualizaciones periódicas de firmware: Mantener las impresoras actualizadas para corregir vulnerabilidades.

Mejores prácticas para empresas:

• Implementar software de gestión de impresión para supervisar y controlar quién imprime qué.
• Capacitar a los empleados sobre el manejo adecuado de documentos y la concienciación sobre la seguridad.
• Utilizar el control de acceso basado en roles para que las impresoras sensibles solo estén disponibles para el personal autorizado.

Con el aumento de las ciberamenazas, ignorar la seguridad en la impresión remota puede resultar costoso. Al combinar cifrado, autenticación y políticas de acceso estrictas, las empresas pueden disfrutar de los beneficios de la impresión remota sin comprometer la seguridad.

Solución de problemas comunes de impresión remota

Incluso con la mejor configuración, la impresión remota a veces puede presentar problemas. Saber cómo solucionar problemas rápidamente garantiza una interrupción mínima en el flujo de trabajo.

1. Error de impresora no encontrada

• Compruebe si la impresora está encendida y conectada a la red.
• Verifique que el dispositivo esté en la misma VPN o servicio de impresión en la nube.
• Reinstale el controlador o la aplicación de la impresora.

2. Velocidad de impresión lenta

• Los trabajos de impresión grandes pueden tardar más cuando se envían a través de internet.
• Compruebe la velocidad de su red y reduzca el tamaño del archivo (por ejemplo, comprima los archivos PDF).
• Actualice el firmware de la impresora para mejorar la eficiencia.

3. Problemas de conectividad

• Si utiliza una VPN, asegúrese de que la conexión sea estable.
• Reinicie tanto el router como la impresora.
• Asigne una dirección IP estática a la impresora para evitar conflictos.

4. Trabajo de impresión atascado en la cola

• ancele el trabajo de impresión y reinicie el servicio de cola de impresión.
• En Windows, vaya a Servicios y reinicie Cola de impresión.
• En macOS, elimine y vuelva a agregar la impresora.

5. Tipos de archivo no compatibles

• Algunos servicios de impresión en la nube no admiten todos los tipos de archivo.
• Convierte los archivos a PDF antes de imprimir para evitar problemas de compatibilidad.

Al solucionar estos problemas comunes, puedes garantizar una impresión fluida y fiable. Los administradores de TI también deben mantener registros y herramientas de monitorización para identificar rápidamente los problemas recurrentes y solucionarlos de forma proactiva.

Adición de AnyViewer a su guía de impresión remota

AnyViewer como solución de acceso remoto

Aunque los servicios de impresión en la nube y las configuraciones de VPN se centran directamente en la impresión remota, también existen herramientas de escritorio remoto como AnyViewer que pueden ser extremadamente útiles en escenarios relacionados. AnyViewer está diseñado para proporcionar conexiones de escritorio remoto seguras y fluidas, lo que le permite acceder a su ordenador de la oficina o de casa desde cualquier parte del mundo.

Cómo funciona con las necesidades de impresión

Aunque AnyViewer actualmente no admite la impresión remota como una función integrada, aún puede desempeñar un papel importante. Por ejemplo, si necesita imprimir un archivo almacenado en su PC de la oficina, puede usar AnyViewer para iniciar sesión de forma remota, abrir el archivo y luego enviarlo a la impresora de la oficina como si estuviera sentado frente a ese ordenador. De este modo, sigue consiguiendo el resultado de la impresión remota, aunque el proceso implique controlar su dispositivo de oficina en lugar de enviar trabajos de impresión directamente a través de Internet.

¿Por qué elegir AnyViewer?

• Facilidad de uso: Interfaz fácil de usar adecuada tanto para principiantes como para administradores de TI.
• Compatibilidad multiplataforma: Funciona en Windows, iOS y Android.
• Conexiones seguras: El cifrado de extremo a extremo garantiza que sus datos se mantengan seguros.
• Planes gratuitos y de pago: Ofrece opciones de precios flexibles, haciéndolo accesible para uso personal y empresarial.

Cuándo usar AnyViewer para escenarios de impresión

• Si su impresora no admite la impresión en la nube.
• Si prefiere acceder a los archivos directamente en su ordenador de oficina antes de imprimir.
• Si necesita funciones de gestión remota más amplias además de la impresión (transferencia de archivos, resolución de problemas, colaboración).

Conclusión

La impresión remota ha transformado la forma en que los particulares y las empresas gestionan los documentos. Desde los servicios de impresión en la nube hasta las configuraciones de VPN y las soluciones móviles, existen innumerables formas de imprimir de forma segura y cómoda desde cualquier parte del mundo. La clave radica en elegir el método adecuado según sus necesidades, garantizar prácticas de seguridad sólidas y preparar su impresora correctamente.

Siguiendo esta guía, ahora sabe cómo configurar la impresión remota, incluido cómo configurar la impresora para la impresión remota e incluso cómo configurar la impresión inalámbrica en Mac. Ya sea propietario de una pequeña empresa, profesional de TI o trabajador remoto, estas soluciones pueden ahorrarle tiempo, dinero y frustraciones mientras mantienen la productividad al máximo.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo configurar la impresión remota sin internet?

Sí, pero solo dentro de una red local o mediante conexiones directas. Para un verdadero acceso remoto desde cualquier lugar, se requiere una conexión a internet o una VPN.

2. ¿Es segura la impresión en la nube?

Sí, siempre que utilice servicios con cifrado y autenticación. Elija plataformas reputadas como PaperCut, ezeep o PrinterLogic.

3. ¿Necesito una impresora especial para la impresión remota?

No siempre. La mayoría de las impresoras modernas con Wi-Fi admiten la impresión remota, pero las impresoras más antiguas pueden requerir software adicional o configuraciones de red.

4. ¿Puedo imprimir desde mi teléfono a la impresora de mi oficina?

Sí. Con aplicaciones de impresión en la nube o conexiones VPN, puede imprimir directamente desde dispositivos iOS o Android a impresoras de oficina.

5. ¿Cuál es la mejor solución para las pequeñas empresas?

PaperCut Mobility Print es una excelente opción gratuita. Para las empresas que necesitan más control y escalabilidad, vale la pena considerar servicios como ezeep o PrinterLogic.